Microsoft 365 ve Google Workspace arasında seçim yaparken neye bakılmalı?

Microsoft 365 ve Google Workspace aynı temel ihtiyaçların büyük bölümünü karşılayabilir. İkisinde de e-posta, takvim, dosya paylaşımı, toplantı ve birlikte çalışma araçları var. Fakat günlük kullanım biçimi ve yönetim tarafı aynı değil.

Bir ekip yoğun biçimde masaüstü Excel dosyaları, Outlook eklentileri ve Office şablonları kullanıyorsa değerlendirme başka yere gider. Tarayıcıda çalışan, ortak dokümanları sürekli birlikte düzenleyen bir ekipte ise farklı noktalar öne çıkabilir.

Bu yüzden 'hangisi daha iyi?' sorusu tek başına çok geniş kalır. Daha doğru soru, mevcut iş akışlarının hangisinde daha az sürtünmeyle çalışacağı ve seçilen yapının kim tarafından yönetileceğidir.

Karmaşık Excel dosyaları, makrolar, Word şablonları, masaüstü Outlook eklentileri veya belirli Office otomasyonları kullanılıyorsa bunların gerçek örneklerle test edilmesi gerekir. Dosyanın açılması, bütün işlevlerin aynı çalıştığını göstermez.

Google tarafında da benzer bir durum var. Ekip Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Drive üzerinde oturmuş bir çalışma düzenine sahipse yalnızca başka bir ürün daha tanıdık geliyor diye geçiş yapmak eğitim ve dönüşüm yükü yaratabilir.

Dosyanın hangi uygulamayla açıldığı kadar nerede tutulduğu da önemli. Kişisel alanda kalan şirket dosyaları, sahibi belirsiz ortak klasörler veya uzun süre açık kalan dış paylaşım bağlantıları iki platformda da sorun çıkarabilir.

MFA, tek oturum açma, cihaz yönetimi, veri koruma, arşivleme ve denetim özellikleri iki platformda da farklı paket ve ayarlara bağlı olabilir. Bir özelliğin ürün ailesinde bulunması, satın alınan lisansla otomatik olarak kullanılabildiği anlamına gelmez.

Windows, macOS, iPhone ve Android dağılımı da yönetim tercihini etkiler. Mevcut kimlik yapısı, cihazların nasıl kayıt altına alındığı ve yönetici ekibin hangi araçlara hakim olduğu toplam işi değiştirebilir.

Burada liste karşılaştırmak yerine önce gerekli kontrol yazılmalı. Örneğin 'şirket dışı cihazlardan belirli verilere erişimi sınırlamak istiyoruz' gibi gerçek bir ihtiyaç varsa iki tarafta bunu hangi lisans ve yönetim modeliyle yapacağımıza bakılır.

Kullanıcı açma kapama, grup üyelikleri, lisanslar, ortak alanlar, misafir hesapları ve güvenlik uyarıları birinin sorumluluğunda olmalı. Çok güçlü özellikler satın alınıp kimse tarafından takip edilmiyorsa beklenen fayda çıkmaz.

Ayrıca muhasebe, CRM, e-imza, toplantı odası, yedekleme veya sektöre özel uygulamaların hangi platformla nasıl çalıştığı kontrol edilmeli. Ürünün genel olarak desteklenmesi yeterli değil, işletmenin kullandığı gerçek entegrasyon önemlidir.

Destek ekosistemi de hesaba katılır. Bir sorun çıktığında içeride kim ilgilenecek, dışarıdan hangi uzmanlığa ulaşılabiliyor ve üretici desteği hangi sınırda devreye giriyor? Bunlar satın alma sonrasında ortaya çıkan gerçek maliyetin bir parçasıdır.

Küçük bir pilot grup, tahminleri gerçek iş üzerinden sınamak için iyi yöntemdir. Finans, yönetim veya saha gibi farklı kullanıcı tiplerinden örnekler seçilirse yalnızca en kolay senaryo test edilmemiş olur.

Fiyat karşılaştırmasını da yalnızca aylık lisans bedeline indirmemek gerekir. Geçiş, eğitim, destek, yedekleme, entegrasyon ve yönetim zamanı toplam maliyeti etkiler. Üç yıl sonra başka platforma geçmek gerekirse verinin nasıl çıkarılacağı da bugünkü kararın parçasıdır.